Bajo el concepto “seguridad de los datos” se engloban los medios que utilizamos para mantener nuestra información protegida contra la “adulteración” y los accesos no deseados.

Accedemos al ordenador mediante usuario y contraseña, cambiamos la clave que viene “de fábrica” en nuestro Router Wifi ADSL (inalámbrico) y hacemos copias de seguridad en DVD y/o en discos externos con la frecuencia necesaria. Y, por supuesto, el acceso a la base de datos que contiene los clientes de nuestra organización lo hacemos a través de una aplicación protegida, de nuevo, por usuario y contraseña.

Ahora bien, cada vez más usuarios “profesionales” se han ido dando cuenta del gran ahorro de tiempo que supone la creación de un archivo digital, por la reducción de tiempos de almacenamiento y, sobre todo, de acceso posterior. Y la mayoría han optado por el camino más sencillo y “barato”: las carpetas del disco de un ordenador.

Por tanto, nos encontramos en muchas instalaciones con la existencia de “archivos documentales” alojados en una carpeta compartida (por supuesto, para que todos los compañeros puedan acceder a la información), donde se almacenan las facturas de los clientes (con sus cuentas corrientes de domiciliación), los presupuestos, los contratos, las nóminas, los impuestos y, en el caso de algunos de nuestros clientes, incluso los Certificados de Incapacidad Temporal (un dato “sensible” considerado de nivel alto por la Agencia de Protección de Datos).

Esto se traduce en que cualquier persona que entre “en prácticas” a trabajar en nuestra empresa tendrá acceso libre a toda nuestra información y que dicho acceso no dejará “rastro” alguno. Y teniendo en cuenta que un informático aficionado, con un portátil con acceso inalámbrico (wifi), puede tardar aproximadamente un minuto en descodificar la contraseña WEP de nuestro Router (con programas tipo Aircrack-ng, del que no daremos más explicación por no fomentar su uso), nos podemos encontrar con que alguien “de la calle” esté leyendo nuestros documentos más confidenciales, sin control ni dejar rastro, porque se hace a través de la red local.

Sin ir tan lejos, nosotros mismos podemos, por error, eliminar un documento. Al hacerlo a través de la red local, no queda copia ni siquiera en la Papelera de Reciclaje. O, por utilizarlo como “plantilla” de un nuevo documento, podemos equivocarnos y “Guardar” en vez de “Guardar como”, para generar un nuevo fichero, y pueden pasar meses antes de que detectemos que nuestra información está “adulterada” (y no estar ya ni siquiera en las copias de seguridad, si se han ido superponiendo).

Por tanto, quizá es momento de invertir en seguridad informática y cumplir con la Ley de Protección de Datos; no por las posibles sanciones, sino porque está en peligro el “saber hacer” de nuestra empresa, nuestra base de conocimiento y, sobre todo, la imagen ante nuestros clientes.

Esto se hace mediante la implantación de una aplicación de archivo documental que controle y proteja los datos y los accesos, como hará el programa que tengamos para nuestra gestión comercial.

Y también se hace aplicando los cambios necesarios en la configuración de nuestra red local, sobre todo la red inalámbrica.